Successful: "Het kantoor helpt bij de professionele uitstraling van ons bedrijf!"
XYMS is een Smart Office huurder van het Merin gebouw Yin Yang in Utrecht. Het bedrijf is superblij met de uitstraling van hun kantoorgebouw en de professionaliteit die deze met zich meebrengt. Normaal verrichten de werknemers hun werk op locatie, maar nu natuurlijk even niet. Xander Graaf, Managing Partner, vertelt graag over de mogelijkheden van hun kantoorgebouw en over zijn ervaring met het managen van zijn medewerkers nu iedereen thuis werkt!
Vertel eerst even, Xander: wat doet XYMS allemaal?
“XYMS houdt zich bezig met digitale marketing. Zo helpen we organisaties een strategie te vormen voor de digitale wereld en denken we na over de doelen die bedrijven kunnen bereiken door het inzetten van de talloze digitale mogelijkheden die de markt vandaag de dag biedt. Nadat een duidelijke strategie is geformuleerd (bijvoorbeeld tijdens een MarketingMarathon), helpt XYMS zijn klanten om deze data te gebruiken, te analyseren en in te zetten om resultaten te verbeteren. Zo worden jaar in, jaar uit doelen gehaald voor XYMS-klanten.”
Hoe is jullie bedrijf ooit gestart? Vertel eens hoe de journey van XYMS verliep.
“Wij, Xander en Yoram (X en Y), zijn als studenten aan de hogeschool Utrecht het bedrijf begonnen. Eerst als allround marketingbureau, later als gespecialiseerd datagedreven marketingbureau. Inmiddels zijn we als XY Marketing Solutions onderdeel van de XY Solutions Group, waarin bijvoorbeeld ook XY Legal Solutions gespecialiseerd in AVG, Privacy en ondernemingsrecht zit, en ook bijvoorbeeld XY Educational Solutions, een partij die e-Learning trajecten begeleidt.”
Jullie zijn al aardig gegroeid in de tussentijd.
“Jazeker! We zijn nu zes jaar aan het ondernemen en er komt steeds meer duidelijke structuur in. Zoals ik al zei, zijn we inmiddels niet meer enkel een marketingbureau. We werken nu met elf collega’s aan al deze toffe projecten en we zijn steeds op zoek naar de volgende uitdaging.”
En wat heeft dat betekend voor jullie kantooromgeving?
“We hebben tijdens onze ondernemersreis veel meegemaakt. Ook qua gebouwen! Zo hebben we bijvoorbeeld een hele verdieping gehuurd voordat we in Yin Yang kwamen. Ruim 400 m2, en daar konden we met onze bedrijfsgrootte maar met moeite de helft vullen. De andere helft werd dus gebruikt om te voetballen, te ontspannen en af en toe te borrelen. Natuurlijk missen we al deze ruimte wel eens, maar de stap naar de Yin Yang was absoluut de moeite waard. De uitstraling van het pand past precies bij wat we met onze bedrijven voor ogen hebben. Daarnaast moet je als leverancier van diensten ook altijd opletten hoe je overkomt. Een goed en mooi pand is daarbij een absolute must. Het is bijzonder dat het pand ook merkbaar heeft bijgedragen aan de professionaliteit van ons team en ons als onderneming. Zodra je een pand als het Yin Yang betreedt, merk je aan alles dat je professioneel bezig bent. Dat valt niet alleen bij je personeel op, vooral ook bij de opdrachtgevers.”
Super om te horen! Werken jullie nu allemaal vanuit thuis?
“Je zou kunnen zeggen hybride op dit moment. We zijn af en toe te vinden op ons kantoor. Zelf huren we twee ruimtes in Yin Yang en we voeren, zoals ik vertelde, een aantal bedrijven. Eén ruimte heeft acht werkplekken met grote bureaus. Deze bestaan uit twee eilandjes van vier. Dan is er nog een kleinere ruimte met drie bureaus. Iedereen mag gewoon komen werken op kantoor maar ook thuis is dat nu toegestaan natuurlijk. We werken met veel jonge mensen die vier dagen in de week werken. Verder hebben we twee mensen die veel op de weg zitten. Het voordeel hiervan is dat we nooit helemaal compleet op kantoor zijn. We zijn al na aan het denken om ons kantoor anders in te richten. Denk hierbij aan kruislings werken op bureaus. Dan kunnen we met vier personen in de grote ruimte en twee in de kleinere ruimte.”
Thuiswerken vraagt een stuk vertrouwen van je personeel. Hoe houden jullie goed contact?
“Op dit moment is de RIVM-afspraak: werk zoveel mogelijk thuis. Dus dat doen we ook. Persoonlijk bel ik een uurtje iedere week met alle medewerkers. Gewoon om te kijken hoe het gaat en we bespreken de huidige business. We hadden al veel vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid binnen ons bedrijf. Alle best practices hebben we doorgenomen en we hebben er een soort systematiek aan gebonden. Je merkt dat er goede tools voor zijn.
Eerst hadden we een wekelijks belmoment met het hele team, maar we merkten dat daar minder behoefte aan was. Toen kwamen we op een goed idee om een vrijdagmiddagborrel te introduceren via Microsoft Teams.”
Super leuk zeg! Hoe gaat dit in zijn werk een VrijMiBo via Microsoft Teams?
“De eerste keer ben ik samen met mijn compagnon langs alle huizen van de medewerkers gereden om hun favoriete alcoholische drankje af te leveren. Behalve een collega die werkt in Zeeland, deze hebben we opgestuurd. We hebben toen ‘s middags om half vijf afgesproken en samen deze borrel genuttigd. Het leuke is dat we altijd veel te vertellen hebben. Een keer liep de borrel uit tot half negen ’s avonds! Meestal zijn we ongeveer met 8 of 9 mensen. Dat is zó leuk, één collega neemt dan meestal de regie. We praten over werk maar ook over privézaken. We zien dat er vaker creatieve oplossingen worden bedacht door een probleem te bespreken dat iemand heeft. Anderen geven hier creatieve oplossingen voor die vervolgens worden uitgewerkt.”
Wat mis je het meest van samen op kantoor werken?
“Ik mis het feit dat je elkaar even aan kunt kijken en met een paar blikken al weet hoe het ergens mee staat. Het ontbreken van fysiek contact en de persoonlijkheid in de boodschap, is echt een gemis. Via een bericht weet je vaak niet precies de intonatie of emotie erbij. Verder natuurlijk het sociale aspect. Het sparren of gewoon even praten. Zowel werk gerelateerd maar ook puur sociaal gerelateerd.
Voor nu is de regel bij ons: je mag naar kantoor komen als dat nodig is, maar overleg het van tevoren met elkaar en zorg dat je niet met meer dan 2 mensen in de kantooromgeving bent.”
Hoe gaan je medewerkers hiermee om?
"Het hangt af van de aard van de werkzaamheden, zuiver strategisch werk of planning kan makkelijker thuis dan uitvoering van werk. Bepaalde materialen zijn echter alleen op kantoor beschikbaar en sommige langere overleggen zijn prettiger en efficiënter om fysiek te kunnen voeren. Ik heb laatst met een collega afgesproken op kantoor omdat we de hele dag samen moesten werken. Acht uur lang videobellen valt niet mee en kost veel energie.
Het wordt bovendien langzaam lastig dat privé en werk zo dicht bij elkaar komen. Er zijn collega’s die de structuur missen van het kantoor. Er gaat toch voor veel mensen een switch om als je parkeert bij kantoor.”
Ik wil huren bij Merin
Informatie en tips over het huren van kantoorruimtes
Ben je op zoek naar een nieuwe kantoorruimte en ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Ons lead team helpt je graag verder.
